автор: 

Бувина Анна Вячеславовна

Студент Среднерусский институт управления – филиал РАНХиГС колледж

Голоктионова Юлия Геннадьевна

Преподаватель Среднерусский институт управления – филиал РАНХиГС колледж

Современные методы контроля рабочего времени сотрудников организации

 

 

 

Современные методы контроля рабочего времени сотрудников организации

 

В условиях современного бизнеса эффективное управление временем является ключевым фактором успеха, и поэтому очень важны действенные инструменты для контроля рабочего времени сотрудников. Они помогают повысить эффективность работы организации и оптимизировать процессы управления персоналом. Однако, необходимо учесть особенности каждой организации при выборе конкретного метода контроля и соблюдать принципы законности и этики при его использовании.

 

Ключевые слова: рабочее время, сотрудники, организация, эффективность, методы контроля, учет рабочего времени.

 

Контроль рабочего времени является одной из ключевых задач для эффективного управления персоналом в организациях. Он позволяет оценить, какие рабочие процессы и задачи занимают большую часть времени сотрудников, определить причины невыполнения плановых задач, а также выявить возможные узкие места в процессе работы.

Эффективный контроль рабочего времени способствует повышению производительности сотрудников, оптимизации использования рабочих ресурсов и улучшению управления временем. Он помогает выявить и устранить простои и ненужные задержки, а также повысить дисциплину и ответственность сотрудников за свою работу.

Поэтому, разработка и внедрение системы контроля рабочего времени является важным шагом для повышения эффективности деятельности организации. Она позволяет не только оптимизировать рабочие процессы, но и обеспечить более точный анализ затрат времени и ресурсов на выполнение задач. Существует несколько традиционных методов контроля рабочего времени сотрудников в организации [4]:

  1. Установка рабочих часов: в этом случае сотрудники должны приходить и уходить в офис в определенное время и следовать установленным перерывам.
  2. Регистрация рабочего времени: сотрудники обязаны регистрировать свое рабочее время, например, с помощью специальных устройств (часов, карт, считывателей отпечатков пальцев) или вручную, заполняя таблицы или журналы на рабочем месте; это позволяет компании учесть рабочие часы каждого сотрудника и контролировать его своевременное появление и уход.
  3. Отчеты о проектах и задачах: сотрудники могут предоставлять отчеты о своей работе, включая списки выполненных задач и прогресс проектов; это позволяет руководству оценить эффективность работы каждого сотрудника и контролировать его производительность.
  4. Контроль через надзор: некоторые компании могут использовать наблюдение и контроль через камеры наблюдения.
  5. Личные проверки: руководство может случайным образом проверять рабочие места сотрудников и смотреть, находятся ли они на рабочем месте в установленное рабочее время.

Но все больше компаний и организаций переходят на электронные системы контроля времени, которые предлагают более точную и удобную альтернативу традиционным методам.

Вот некоторые различные электронные системы контроля рабочего времени сотрудников:

  1. Системы отметки времени с использованием карт доступа: системы, которые позволяют контролировать время прихода и ухода сотрудников на работу. Они работают на основе специальных карт, которые сотрудники должны прикладывать к считывателю при входе и выходе из здания. 

Системы отметки времени с использованием карт доступа могут быть интегрированы с другими системами управления персоналом, такими как системы учета рабочего времени или системы управления персоналом. Это позволяет компаниям получать более полную информацию о работе своих сотрудников и принимать более обоснованные решения по управлению персоналом.

  1. Системы контроля рабочего времени через интернет: системы, которые позволяют работодателям отслеживать время, затраченное на выполнение задач, и контролировать эффективность работы сотрудников. Они работают на основе веб-интерфейса, который позволяет сотрудникам отмечать время начала и окончания работы, а также отслеживать продуктивность использования времени.

Такие системы могут быть полезны для компаний, которые хотят контролировать рабочее время своих сотрудников и обеспечить их своевременное прибытие на работу. Они также могут помочь в определении переработок и недоработок, что может быть полезно при расчете заработной платы. Однако, при использовании систем контроля рабочего времени через интернет необходимо соблюдать безопасность данных и конфиденциальность. 

  1. Программное обеспечение для контроля рабочего времени: оно позволяет автоматизировать процессы отметки времени, подсчета отработанных часов и обработки данных. Программное обеспечение также может предоставлять подробные отчеты и аналитику, что помогает в управлении персоналом и оптимизации бизнес-процессов. Есть несколько программных решений для контроля рабочего времени. Вот некоторые из них:

– RescueTime: автоматически отслеживает время, проведенное на каждой задаче и веб-сайтах, и предоставляет подробную аналитику о том, как вы тратите свое рабочее время. Оно также предлагает возможность установки целей и уведомлений, чтобы помочь вам оставаться фокусированными.

– Toggl: предоставляет простой способ отслеживать время, затраченное на разные задачи. Вы можете создавать проекты и задачи, запускать таймеры и анализировать отчеты о своей продуктивности.

– Time Doctor: предлагает функции отслеживания времени, отчетности о рабочих часах, мониторинга активности на компьютере и даже интеграции с другими приложениями продуктивности.

– Hubstaff: предлагает отслеживание времени с геолокацией, скриншотами экрана и отчетностью о рабочей активности для удаленных команд. Он также имеет интеграции с другими приложениями и платформами.

  1. Биометрический контроль доступа: система, которая использует уникальные физические и поведенческие характеристики сотрудников для их идентификации и контроля доступа. Такие системы могут использовать отпечатки пальцев, сканеры сетчатки глаза, распознавание лица или голоса. 

При использовании биометрического контроля доступа пользователю необходимо предоставить свою биометрическую характеристику, которая затем сравнивается с заранее сохраненными в системе шаблонами для верификации. Если биометрическая характеристика пользователя соответствует шаблону, доступ разрешается, в противном случае – запрещается.

  1. Искусственный интеллект (ИИ): применение ИИ в системах контроля рабочего времени имеет ключевое значение и может использоваться для автоматического сбора и обработки данных о времени работы сотрудников, что позволяет избежать ошибок, связанных с ручным вводом, автоматизировать многие административные задачи, такие как заведение отчетов, подсчет оплаты и подготовка статистических данных. 

Для контроля рабочего времени сотрудников компании чаще всего  используют специальные программные комплексы и системы, которые отслеживают время, проведенное на работе, действия сотрудников, посещаемые сайты и поисковые запросы, а также их присутствие на рабочем месте. Эти системы также могут оповещать головной офис о подозрительных действиях сотрудников, таких как вывод данных. Работодатели используют такое программное обеспечение не только для контроля за сотрудниками, работающими в офисе и удаленно, но и для анализа их продуктивности и поиска путей развития [1].

Согласно исследованию сервиса HeadHunter, у 19% компаний более половины сотрудников работают удаленно, у 10% организаций дистанционно работает от 10 до 30% сотрудников, а у 33% участников исследования на удаленке трудится от 5 до 10% штата. Только 22% работодателей сразу после перехода на удаленную работу решили использовать программы для слежки за активностью сотрудников во время рабочего дня, 45% компаний заявили, что намерены сохранить программы слежения для наблюдения за активностью подчиненных в последующие годы, а 24% компаний считают, что слежка за сотрудниками влияет на их производительность в лучшую сторону. 37% уверены, что мониторинг влияет в худшую сторону [5].

По данным компании Kickidler, работники в среднем эффективно используют около 18-20% своего рабочего времени, неэффективно – около 40%, а простои по вине работодателя составляют 15-17%. ИТ-персонал тратит свое время наименее эффективно, всего 11%, и у них также самые длинные периоды простоев. С другой стороны, бухгалтеры показывают наибольшую занятость рабочего времени. Чем ниже квалификация персонала, тем больше времени тратится впустую. Сотрудники, работающие в компании более 2-3 лет, более целесообразно используют свое рабочее время.

Основной проблемой контроля рабочего времени сотрудников является потеря этого рабочего времени. Это возможно из-за следующих причин [3]:

  1. Попытка слишком много сделать за раз: пытаться справиться с многим одновременно приводит к быстрой утомляемости, потере эффективности и стрессу. Лучше установить краткосрочные цели, соответствующие общим долгосрочным целям.
  2. Отрывающие от дел телефонные звонки: необходимо минимизировать ненужные телефонные звонки, используя моменты затишья для работы, требующей максимальной концентрации.
  3. Незапланированные посетители: непрошенные посетители могут нарушить рабочий режим, поэтому важно соблюдать свое рабочее время и договариваться о встречах заранее.
  4. Недостаток мотивации: монотонный труд может убить мотивацию и привести к потере интереса к работе. Организации стоит пересмотреть систему мотивации, чтобы повысить производительность.
  5. Отсутствие приоритета в делах: неправильное распределение обязанностей может привести к спешке и ошибкам. Тяжелые задачи лучше выполнять безотлагательно, чтобы избежать дефицита времени.
  6. Плохое планирование трудового дня: планирование рабочего дня должно быть реалистичным, с учетом переноса невыполненных задач на следующий день. Лучше выбрать одно главное дело и сконцентрироваться на нем.

На основании проведенного исследования можно сделать вывод о необходимости совершенствования технологии персонального самоменеджмента, техники личной работы с целью эффективного использования рабочего времени.

Начиная с 2020 года, введены изменения в порядок заполнения форм по учету рабочих процессов. Ранее использовавшийся бланк П-14 больше не предоставляется в Госкомстат всем организациям, за исключением компаний, входящих в Реестр субъектов малого бизнеса. Это изменение приводит к снижению достоверности статистики и аналитики по стране в целом. Компании, в которых работает менее 15 человек, должны ежегодно предоставлять форму Т-1, в которой практически нет информации об использовании рабочего времени.

Данные о рабочем времени отправляются в территориальный орган Госкомстата в месте нахождения организации. Если у компании есть филиалы, информация о рабочих часах также предоставляется как по месту нахождения филиалов, так и по месту регистрации головной организации. Если фактический и юридический адреса организации не совпадают, необходимо указывать только действительный адрес. 

Форма заполняется информацией об использовании рабочего времени всех сотрудников, включая совместителей. Если в течение года компания не имела сотрудников, форма все равно отправляется, но заполняются только данные об организации, без указания количества рабочих часов. В таком случае прилагается письмо с разъяснениями, почему информация не предоставлена.

Согласно стандартам Международной организации труда, данные для анализа должны включать фактически отработанное рабочее время, оплачиваемое время переработки, работы по подготовке рабочего места, ремонту, уходу и подготовке оборудования, а также простои, которые произошли по вине организации, и периоды отдыха, включаемые в рабочее время. Эти показатели рабочего времени в формах государственной отчетности в полном объеме не отражаются, но могут учитываться работодателями в целях повышения эффективности труда [2].

В целом, современные методы контроля рабочего времени сотрудников организации являются эффективными инструментами для повышения производительности и эффективности работы. Они позволяют отслеживать время, проведенное сотрудниками на работе, контролировать их активность на компьютере, а также отслеживать местоположение сотрудников в режиме реального времени. Однако, выбирая метод контроля рабочего времени, целесообразно учитывать особенности компании и соблюдать принципы законности и этики при использовании этого метода.

 

Список источников:

  1. Побиянская А.В., Кипервар Е.А., Дубровин А.М. Системы контроля и учета рабочего времени как направление повышения производительности // Экономика и бизнес. – 2021. – №6. – С.631-642.
  2. Серебрякова К.С., Бахарева Л.А. Оптимизация управления трудовыми процессами и отношениями // Национальная ассоциация ученых. – 2015. – № 5-1 (10). – С.131-133.
  3. Суслов Е.Э. Выявление причин рабочего времени // Экономика и менеджмент инновационных технологий. – 2018. – №1 (76). – С.1.
  4. Фетисова А.В., Батракова С.И., Рущицкая О.Е., Стахеева Л.М., Петрова Л.Н. Современные системы управления рабочим временем в организации: преимущества и недостатки // Право и управление. – 2023. – №4. – С.183-188.
  5. Шолкова, А. С. Влияние цифровых технологий на управление персоналом // Молодой ученый. — 2020. — № 26 (316). — С. 135-137.

 

©Бувина Анна Вячеславовна

 

Современные методы контроля рабочего времени сотрудников организации