автор: Помыткина Татьяна Александровна группа Б 301
Руководитель: Семенова Лариса Ивановна
Преподаватель высшей категории Среднерусского института управления – филиала РАНХиГС – колледж
«Цифровизация делопроизводства: проблемы и пути решения»
«Цифровизация делопроизводства: проблемы и пути решения»
Помыткина Татьяна Александровна
студентка 3 курса группы Б301
Среднерусского института управления – филиала
РАНХиГС «Российская академия народного хозяйства и государственной
службы при Президенте Российской Федерации»
Научный руководитель: Семенова Лариса Ивановна
Аннотация: В данном докладе раскрывается значение цифровизации, рассматривается сущность организации делопроизводства. Выявлены проблемы цифровизации делопроизводства, а также раскрыты пути решения данных проблем.
Ключевые слова: цифровизация, делопроизводство, управление документами, электронный документ, проблемы, информационные технологии, удаленная (дистанционная) работа, юридическая сила документа, электронная подпись.
Целью данной работы является исследование основных компонентов цифровизации делопроизводства, выявление современных проблем развития информационных технологий делопроизводства и принятие комплекса мер по решению данных проблем.
На сегодняшний день цифровизация – это новое направление, которое пришло на смену информатизации и компьютеризации, представляющее собой перевод информации с бумажного носителя в цифровой формат. В более обширном плане цифровизация представляет собой теорию финансовой деятельности, основанной на цифровых технологиях, которая продвигается в различных сферах жизни и производства. При этом данная концепция свободно внедряется абсолютно во все страны.
«Президент России назвал цифровизацию наряду с другими национальными приоритетами – здоровьем и благополучием людей, созданием комфортной и безопасной среды для жизни, обеспечением достойного труда и успешного предпринимательства».
В новом государственном стандарте делопроизводство определяется как деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
На сегодняшний день электронные документы используются почти везде, сопровождая не только гражданско-правовые, но и публично-правовые отношения, которые складываются в рамках одной страны и за ее пределами.
Данную тему затрагивает большое количество литературы. Кроме того проводятся различные исследования с установления распространенности цифровых технологий для делопроизводства.
Такое понятие, как юридическая сила документов, которая обрабатывается средствами электронно-вычислительной техники, устанавливается Федеральным законом от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». В статье 5 данного Закона в п.2 указано, что «Документ, полученный из автоматизированной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации», а также в п.3 «Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью».
В последние время в Российской Федерации значительно возросло количество компаний и фирм, которые стремительно включились в процесс реализации стратегии цифровизации и цифровых трансформаций.
Делопроизводство также попало под влияние цифровых технологий. В современных фирмах использование электронного документооборота стало потребностью, потому что именно такой вариант работы с документами ускоряет процессы производства, компаний и фирм, что делает их боле прозрачными и при этом повышает эффективность управления. Прямой эффект от внедрения системы связан с огромными выгодами, такими как экономия рабочего времени сотрудников и средств на материалы. Использование цифровизация документооборота сокращает время на поиск информации и помогает отслеживать движение документов, что в свое время уменьшает вероятность потери какого-либо важного документа. Производительность процессов по обработке документов увеличивается, появляется возможность работать дистанционно с использованием электронного доступа и коммуникаций, а также постоянно формируются дополнительные копии файлов, что исключает вероятность безвозвратной потери документа.
Эффективность внедрения системы электронного документооборота определяется как единое повышение исполнительской дисциплины, обеспечение удобного доступа к документам и заданиям лицам, которые находятся вне компании, кроме того возможность мониторинга загруженности работников.
Некоторые из проблем при использовании систем электронного документа связаны с неполноценным вниманием государства к их внедрению, которое может быть выражено в слабом интересе к построению законодательно-нормативной базы, которая позволила бы намного шире применять электронные материалы, как на государственном уровне, так и на коммерческой основе.
Для того чтобы использование в компаниях системы электронного документооборота было эффективным, следует не допускать ошибок, таких как: невнимательное отношение к организационным вопросам. Данная ошибка связана с тем, что начальники компаний иногда не придают существенного значения вопросам организации документооборота, что в скором времени приводит к массовым ошибкам и влияет на успешность работы компаний.
При этом важно отметить, что дистанционная работа в период пандемии COVID-19 ускорила процесс перехода многих организаций к внедрению электронного документооборота. Последствием введенных правительством 2020 года мер по ограничению передвижения стало необходимость перевода делового общения в цифровой формат. Это означает, что введение удаленного режима работы стало обязательным для тех компаний, где это было возможно. Учитывая тот факт, что удаленная система организаций рабочей деятельности стала частью трудовой жизни, новые условия заставили организации пересмотреть свои внутренние бизнес-процессы, а в особенности процессы, связанные с документационным оборотом.
Кроме положительных сторон система цифровизации делопроизводства обладает наиболее распространенными проблемами:
- угроза доступности – происходят сбои в работе и внедрение вирусов в программном обеспечении, или утрата доступа из-за стихийных бедствий;
- угроза целостности – информация документов может быть повреждена, искажена или уничтожена, как в случае сбоев или ошибок, так и со злоумышленными намерениями;
- угроза конфиденциальности – нарушение конфиденциальности информации, личная информация может быть перехвачена посторонними лицами;
- угроза работоспособности системы – угрозы, которые приводят к сбоям в оборудовании или нарушениям в работе системы.
Надежная система цифровизации делопроизводства должна предоставлять защиту от всех нарушений и угроз. В связи с этим, с одной стороны, при внедрении системы цифровизации делопроизводства обеспечивается упорядочивание информации, но, с другой стороны, увеличиваются и риски реализации угроз.
Основной проблемой при организации защиты системы цифровизации делопроизводства является лояльность пользователей. В случае чего, предотвратить утечку конфиденциальной информации через пользователя с использованием технических средств невозможно. Поэтому главными средствами защиты являются организационные меры по ограничению доступа к конфиденциальным документам, а также принятие пользователями ответственности, которую он несет перед организацией и законом Российской Федерации, через нормативные документы.
Система цифровизации делопроизводства обязана иметь возможность быстрого восстановления документов, гарантировать сохранность документов от потери и иметь возможность их незамедлительного восстановления.
В условиях глобализации информационных процессов защита информации от несанкционированного доступа, вызывающего преднамеренное искажение, подделку информации и других неправомерных действий, и наносящего тем самым ощутимый ущерб государству, организациям и гражданам, является сегодня одной из составляющих национальной и информационной безопасности в целом.
Для обеспечения безопасности доступа к данным используется аутентификация и разграничение прав пользователя. Один из самых распространенных методов аутентификации – парольный метод. Но и этот метод недостаточно надежный из-за человеческого фактора.
Единство и конфиденциальность данных при использовании систем цифровизации делопроизводства оснащаются криптографическими методами, такие как использование электронной цифровой подписи или шифрования. У каждого пользователя имеется 2 ключа – закрытый и открытый. С помощью закрытого ключа создается электронная цифровая подпись и расшифровывается информация, предназначенная и доступная только данному пользователю. Для проверки электронной цифровой подписи, доступ которой открыт любому пользователю, служит открытый ключ.
Также, важно учесть 3 ключевых момента, которые требуют пристального внимания и детальной проработки.
Первый – это управление одной копией документа, касающегося нескольких человек, которые работают раздельно. Если документ также нуждается в рецензировании, то возникают сложности. Следовательно, количество этапов работы увеличивается, притом возрастает опасность допущения ошибок.
Второй – согласование документа. В момент, когда документ разработан и отредактирован, требуется его согласование соответствующими сотрудниками. Но, когда данное лицо сталкивается с огромным количеством электронных писем и других сообщений, вполне может затеряться данный документ в потоке уведомлений.
Третий момент – это архивирование. Необходимо, чтобы один и тот же документ был доступен всегда каждому из исполнителей, и в то же время он должен обладать полной безопасностью сведений, содержащихся в документе, для того, чтобы посторонние лица не могли получить к нему доступ.
Данные проблемы решаются эффективными и гибкими технологиями, способные создавать быстрый и адаптируемый процесс документооборота за короткий промежуток времени.
Таким образом, исходя из проведенного анализа, следует, что применение систем цифровизации делопроизводства требует проведения различных организационных мероприятий, детальной разработки различных нормативных документов, а также использование средств защиты информации. При этом решение разного рода вопросов позволит повысить качество новых программ, касающихся современных технологий, и выведет на новый уровень любую компанию по обмену информацией различного рода.
Библиографический список
- Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Ст. 5.
- Федеральный закон от 6.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи»;
- Орлова А.А. «Цифровая трансформция: плюсы и минусы внедрения. Взаимосвязь с областью права»//Молодой ученый №13 (408), 2022.
- Тихомирова Ю.А., Кичигин Н.В., Цомартова Ф.В., Бальхаева С.Б. «Право и цифровизация информации»//Право. Журнал Высшей школы экономики. № 2. 2021. С. 4-23.
