Сроки хранения документов в детском саду определяются не образовательным, а архивным законодательством — и в них произошли изменения. Ниже — практическое пособие для дошкольной образовательной организации (ДОО): от номенклатуры дел до законного уничтожения дел с истёкшим сроком. Все нормы приведены с конкретными статьями, чтобы на них можно было сослаться в приказе, номенклатуре или ответе проверяющему.
Сначала определите статус вашей ДОО. От этого зависит срок хранения личных дел воспитанников. Организациям, подведомственным Минпросвещения России, напрямую применяется Перечень № 624 (личные дела — 50 лет, ст. 725). Муниципальным, региональным и частным ДОО Перечень № 624 прямо не адресован; для них рекомендуемый срок — 3 года по Перечню № 1111 (ст. 1099 «а», графа 7), который относит детсады к графе 7 и разрешает применение любой организацией. Подробно эта развилка разобрана в разделе 2. Если ваша ДОО — источник комплектования государственного или муниципального архива, номенклатуру согласует ЭПК архивного учреждения.
1. На чём стоят сроки хранения: правовая база
Ключевой момент: сроки хранения нельзя установить локальным актом «по своему усмотрению». Они относятся к архивному законодательству. Иерархия норм такая:
| Уровень | Документ | Что регулирует |
|---|---|---|
| Федеральный закон | № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле» | Базовые обязанности: обеспечивать сохранность документов в течение сроков, установленных перечнями (ч. 1 ст. 17); перечни утверждаются по согласованию с Росархивом (ч. 1 ст. 23); ответственность (ст. 27). |
| Подзаконный акт | Правила Росархива № 77 от 31.07.2023 | Порядок формирования дел, экспертизы ценности, работы ЭК, передачи в архив и уничтожения. Применяются всеми организациями. |
| Ведомственный перечень | Перечень Минпросвещения № 624 от 27.08.2025 | Конкретные сроки хранения по видам документов сферы образования. Применяется в организациях, подведомственных Минпросвещения. |
| Ведомственный перечень | Перечень Минобрнауки № 1111 от 29.11.2023 | Сфера высшего образования и науки, но графа 7 прямо включает детские сады, а п. 1.3 разрешает применение любой организацией. Отсюда для муниципальной ДОО берётся срок личных дел воспитанников (ст. 1099 «а» — 3 года). |
| Типовой перечень | Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 | Управленческие документы, общие для всех (кадры, бухгалтерия, договоры), которых нет в отраслевом перечне. |
| Локальные акты ДОО | Номенклатура дел, положение об ЭК, положение об архиве | Применяют вышестоящие нормы к организации: закрепляют состав дел и сроки со ссылкой на статьи перечней. |
1.1. Что изменилось: приказ № 624 сменил советский перечень
До 2025 года детские сады определяли сроки по Перечню Минпроса СССР (приказ от 30.12.1980 № 176) и примерной номенклатуре из письма Минобразования от 20.12.2000 № 03-51/64. Именно оттуда происходит известная цифра «личные дела — 3 года».
Приказом Минпросвещения от 15.04.2021 № 175 советский перечень признан не действующим — но с отложенной датой: с момента вступления в силу нового ведомственного перечня. Этим перечнем и стал приказ № 624. Поэтому ориентир «3 года» существовал вполне законно вплоть до 2025 года — и до сих пор его помнят. Сейчас он не применяется.
Практический вывод. Если в вашей номенклатуре или положениях всё ещё стоят ссылки на приказ Минпроса СССР № 176 или письмо № 03-51/64 — их нужно заменить на Перечень № 624. Сроки из старых источников (в первую очередь «3 года» для личных дел) подлежат пересмотру.
2. Личные дела воспитанников: какой срок хранения
Самый частый вопрос — и самый спорный. Правильный ответ зависит от того, кому подведомственна ваша организация. Разберём обе ситуации и покажем, почему единого федерального срока для всех детсадов нет.
2.1. Развилка: статус организации решает всё
Статья 725 Перечня № 624 («Личные дела обучающихся… — 50 лет») стоит в графе 4, а эта графа по пункту 2.3 самого Перечня — сроки хранения «в образовательных организациях, подведомственных Минпросвещения России». Поэтому 50 лет обязательны напрямую только для подведомственных Минпросвещения. Муниципальные, региональные и частные детсады Минпросвещения не подведомственны — на них Перечень № 624 прямо не распространяется, и срок им определяется иначе (см. п. 2.3).
2.2. Подведомственные Минпросвещения ДОО: 50 лет (ст. 725)
Статья 725 Перечня № 624. «Личные дела обучающихся…» — 50 лет, примечание: «После окончания обучения».
Отдельной статьи «личное дело воспитанника» нет, но воспитанник — это обучающийся, поэтому статья 725 применяется к нему через цепочку:
- Детский сад — образовательная организация, а дошкольное образование — первый уровень общего образования (п. 18 ст. 2, ч. 4 ст. 10 № 273-ФЗ).
- Воспитанник — категория обучающегося (ч. 1 ст. 33 № 273-ФЗ: обучающиеся — воспитанники, учащиеся, студенты и др.).
- Отсюда: для подведомственной Минпросвещения ДОО личное дело воспитанника хранится 50 лет после окончания обучения (ст. 725).
2.3. Муниципальные, региональные и частные ДОО: 3 года при применении Перечня № 1111 (п. 1.3)
Для них Перечень № 1111 не является обязательным в силу подведомственности, но допускает применение иными организациями. Основанием служит Перечень № 1111 (приказ Минобрнауки от 29.11.2023): пункт 1.3 его Общих положений разрешает применять Перечень «иными органами и организациями независимо от организационно-правовой формы и формы собственности», пункт 2.3 прямо относит детские сады к графе 7, а статья 1099 «а» для «личных дел воспитанников, осваивающих образовательную программу дошкольного образования», устанавливает 3 года после окончания обучения (графа 7). При применении Перечня срок личных дел определяется по статье 1099 «а» — 3 года.
Рекомендуемая строка номенклатуры: «Личные дела воспитанников — 3 года после окончания обучения, статья 1099 „а“, графа 7 Перечня № 1111. Перечень применён на основании пункта 1.3 его Общих положений».
Срок применяется, если отсутствует применимый нормативный акт субъекта РФ, муниципалитета или утверждённая учредителем типовая (примерная) номенклатура с иным сроком, основанным на нормативных источниках (их наличие организация проверяет до утверждения номенклатуры). Источник комплектования согласует номенклатуру с ЭПК архива. Статья 725 № 624 (50 лет) для неподведомственной ДОО — только консервативный ориентир, а не правовое основание в номенклатуре, и права свободно выбирать между 3 и 50 годами не даёт.
2.4. Почему единого срока «50 лет для всех» нет
Разные федеральные ведомства для одного и того же документа — личного дела воспитанника дошкольного учреждения — установили разные сроки. К муниципальной ДОО эти перечни напрямую не применяются (это сравнительный материал), но они показывают: общеобязательного «отраслевого стандарта 50 лет» не существует.
| Ведомственный перечень | Статья | Срок |
|---|---|---|
| Минфин № 442 (17.10.2022) | ст. 1268 | 1 год со дня отчисления |
| Управление делами Президента № 358 (15.08.2022) | ст. 1079 | 3 года после выбытия/отчисления |
| Минсельхоз № 109 (03.03.2026) | ст. 937 «в» | 3 года после окончания обучения |
| Минобрнауки № 1111 (29.11.2023) | ст. 1099 «а» | 3 года после окончания обучения (графа 7) |
| Минпросвещения № 624 (27.08.2025) | ст. 725 | 50 лет после окончания обучения |
Показательно, что Минсельхоз в статье 937 взял ту же общую формулировку «личные дела обучающихся», что и Минпросвещения, но разбил её по категориям и выделил воспитанникам ДОУ 3 года (студентам — 75 лет). Минпросвещения отдельной дошкольной строки не выделило, поэтому в статье 725 дошкольники попадают в общий 50-летний срок.
2.5. Точка отсчёта и перевод
Срок (и 3 года, и 50 лет) считается не с даты заведения дела, а после окончания обучения — по пункту 3.2 исчисление идёт с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. При этом «окончание обучения» и «перевод» — не одно и то же.
Перевод воспитанника в другую ДОО. При переводе по инициативе родителей исходная организация в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления об отчислении в порядке перевода выдаёт личное дело родителям (законным представителям), а те представляют его в принимающую организацию вместе с заявлением о зачислении (приказ Минпросвещения России от 09.12.2024 № 862). Непосредственная передача дела между организациями предусмотрена для отдельных случаев (например, при прекращении деятельности исходной ДОО). Переданное при переводе дело в исходной организации на срок хранения не остаётся; у неё сохраняются регистрационные сведения и документы, подтверждающие передачу. Для школ действует аналогичный порядок (приказ Минпросвещения России от 06.04.2023 № 240).
2.6. Что не путать с «личным составом»
Срок «50/75 лет» часто механически переносят на детей — это ошибка. «Личный состав» — это работники, а не воспитанники.
| Документ | Статья | Срок | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Личное дело воспитанника | см. 2.2–2.3 | 3 года (№ 1111) или 50 лет (подвед.) | Зависит от статуса организации. |
| Личное дело работника ДОО | ст. 445 № 236 | 50/75 лет | «По личному составу»: 50 лет — если дело закончено после 01.01.2003, 75 лет — если до. |
| Заявление родителей о приёме | ст. 720 № 624 | 1 год | Как самостоятельный вид документа; заявление, подшитое в личное дело, хранится в его составе. |
| Личные дела не принятых лиц | ст. 726 № 624 | 1 год | Невостребованные личные документы — 50 лет. |
3. Сроки хранения документов детского сада: карта по видам
Это аналитическая карта-ориентир: сроки приведены по Перечню № 624 (графа «в образовательных организациях»). Они применяются напрямую только к организациям, подведомственным Минпросвещения; муниципальным, региональным и частным ДОО служат сравнительным ориентиром, а применимое основание для готовой номенклатуры проверяется по разделу 5. Строка личных дел воспитанников дана в двух вариантах по статусу. Отметка ЭПК означает: по истечении срока дело проходит полистный просмотр — часть документов может быть отобрана на постоянное хранение.
3.1. Контингент воспитанников
| Вид документа | Ст. | Срок |
|---|---|---|
| Личные дела воспитанников — муниципальная / региональная / частная ДОО | 1099 «а» № 1111 | 3 года после окончания обучения (графа 7) |
| Личные дела воспитанников — подведомственная Минпросвещения ДОО | 725 № 624 | 50 лет после окончания обучения |
| Книги регистрации (алфавитные), картотеки учёта обучающихся | 724 | 50 лет |
| Заявления родителей о приёме (зачислении) | 720 | 1 год |
| Личные дела лиц, не принятых в ДОО | 726 | 1 год (невостребованные документы — 50 лет) |
| Документы о порядке возникновения/прекращения отношений с обучающимися | 719 | 3 года (после замены новыми) |
3.2. Образовательный процесс и локальные акты
| Вид документа | Ст. | Срок |
|---|---|---|
| Образовательная программа ДО, учебно-методические документы (учебный план, календарный график, рабочая программа воспитания, календарный план воспитательной работы) | 657 | Постоянно |
| Показатели деятельности ДОО, подлежащие самообследованию | 619 | До замены новыми |
| Форма примерного договора об образовании | 712 | До замены новыми |
| Правила внутреннего распорядка | 730 | 1 год (после замены новыми) |
| Сводки, ведомости учёта посещаемости — годовые | 739 а | 3 года |
| То же — полугодовые | 739 б | 1 год |
3.3. Присмотр, уход, родительская плата, здоровье
| Вид документа | Ст. | Срок |
|---|---|---|
| Приказы об установлении размера родительской платы за присмотр и уход | 653 | Постоянно |
| Документы о компенсационных выплатах на детей | 292 | 5 лет |
| Медицинские (амбулаторные) карты обучающихся | 1155 | 10 лет после окончания обучения |
| Сведения о заболеваемости детей | 1156 | Постоянно |
| Акт обследования на соответствие медико-санитарных правил | 1150 | Постоянно |
| Документы по профилактике несчастных случаев с обучающимися | 1151 | 5 лет ЭПК |
3.4. Кадры и труд (для сравнения — «личный состав»)
| Вид документа | Ст. | Срок |
|---|---|---|
| Личные дела руководителя и работников | 534 | 50/75 лет ЭПК |
| Табели (графики), журналы учёта рабочего времени | 476 | 5 лет (при вредных/опасных условиях — 50/75 лет) |
«50/75 лет» читается так: документы по личному составу, законченные делопроизводством после 01.01.2003 — 50 лет; законченные до 01.01.2003 — 75 лет. По истечении срока — экспертиза ценности.
4. Как читать формулировки сроков
В графах Перечня встречаются не только числа. Общие положения расшифровывают их так:
| Формулировка | Что означает |
|---|---|
| «Постоянно» | Для документов Архивного фонда РФ у организации — источника комплектования: включаются в Архивный фонд и передаются в госархив после временного хранения (федеральной — 15 лет, субъекта РФ — 10 лет, муниципальной — 5 лет, ст. 22 № 125-ФЗ). У организации, не являющейся источником комплектования, такие документы хранятся не менее 10 лет с последующей экспертизой ценности (п. 3.4 № 1111). |
| «До ликвидации организации» | Хранится, пока организация существует; при ликвидации — экспертиза ценности. |
| «До минования надобности» | Организация сама определяет срок, но не менее 1 года. |
| «До замены новыми» | Хранится до отмены или замены (обычно копии нормативных документов). |
| Отметка «ЭПК» | Часть документов может иметь научное/историческое значение. По истечении срока — полистный просмотр; отобранное идёт на постоянное хранение. Снимать отметку нельзя. |
Три запрета, которые действуют всегда:
- Уменьшать установленные Перечнем сроки — запрещено (п. 3.11 Перечня; п. 33 Правил № 77).
- Уничтожать документы до истечения срока — запрещено (п. 3.6 Перечня).
- Снимать отметку «ЭПК» — запрещено (п. 3.7 Перечня).
Увеличить срок можно только при наличии применимого основания: п. 3.12 № 624 допускает это в системе Минпросвещения, а произвольного общего права увеличить нормативный срок у муниципальной ДОО нет; для личных дел действует и минимизация персональных данных (152-ФЗ).
5. Номенклатура дел ДОО
Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения. Именно она связывает конкретное дело со статьёй Перечня.
- Составляется в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего года (п. 11 Правил № 77).
- Согласуется экспертной комиссией (ЭК) ДОО и утверждается руководителем.
- Если ДОО — источник комплектования архива, номенклатура раз в 5 лет (или раньше — при изменении структуры и функций) представляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения. Иначе — утверждается самостоятельно.
- По окончании года составляется итоговая запись о количестве заведённых дел.
5.1. Готовый образец номенклатуры для муниципальной ДОО
В этом образце каждая строка имеет применимое основание. Где для неподведомственной Минпросвещения ДОО прямого основания в перечнях нет, стоит «срок уточняется» — вместо статьи № 624, которая на такую ДОО прямо не распространяется. Для подведомственной Минпросвещения организации применяются статьи № 624, указанные в примечании.
| Индекс | Заголовок дела | Срок хранения, № статьи | Примечание |
|---|---|---|---|
| 01-01 | Приказы заведующего по основной деятельности | Постоянно, ст. 19 Перечня № 236 | Типовой перечень, применяется независимо от статуса |
| 02-01 | Личные дела воспитанников — основная строка (муниципальная / региональная / частная ДОО) | 3 года после окончания обучения, ст. 1099 «а», гр. 7 № 1111 | Применён в соответствии с п. 1.3 № 1111 |
| 02-01 | …замена только для подведомственной Минпросвещения ДОО | 50 лет после окончания обучения, ст. 725 № 624 | Включается вместо строки выше |
| 02-02 | Образовательная программа ДО | До ликвидации организации, ст. 1030 «а», гр. 7 № 1111 | Для подведомственных Минпросвещения — Постоянно, ст. 657 № 624 |
| 03-01 | Личные дела работников | 50/75 лет, ст. 445 Перечня № 236 | ЭПК; после 01.01.2003 — 50 лет |
| 04-01 | Книга регистрации (алфавитная книга) воспитанников | Срок уточняется* | Для подведомственных Минпросвещения — 50 лет, ст. 724 № 624 |
| 04-02 | Заявления родителей о приёме | Срок уточняется* | Для подведомственных Минпросвещения — 1 год, ст. 720 № 624 |
| 04-03 | Медицинские (амбулаторные) карты воспитанников | Срок уточняется* | Если ведёт сама ДОО; для подведомственных — 10 лет, ст. 1155 № 624 |
* «Срок уточняется по применимому нормативному правовому акту либо утверждённой учредителем типовой или примерной номенклатуре, сроки которой основаны на нормативных источниках». Если срок нормативно не установлен, применяется процедура подготовки предложения по пункту 32 Правил № 77; локальный акт ДОО закрепляет уже обоснованный срок, но сам его не создаёт. Строка «Личные дела воспитанников» включается в одном варианте — по статусу организации.
6. Может ли детский сад сам установить срок хранения?
Короткий ответ — нет. Частый аргумент: «мы автономны, у нас есть комиссия — можем поставить свой срок». Разберём, почему это не работает.
6.1. Автономия — внутри законодательства, а не поверх него
Часть 1 статьи 28 № 273-ФЗ определяет автономию как самостоятельность «в соответствии с настоящим Федеральным законом, иными нормативными правовыми актами РФ и уставом». Часть 1 статьи 30 — локальные акты принимаются «в пределах своей компетенции в соответствии с законодательством РФ». Сроки хранения — предмет архивного законодательства, поэтому локальным актом их установить нельзя.
6.2. Экспертная комиссия применяет перечень, а не назначает сроки
Функции ЭК определены п. 19 Правил № 77 и примерным положением (приказ Росархива от 11.04.2018 № 43). ЭК организует отбор дел, согласует номенклатуру и акты, а также готовит предложения об изменении сроков. По п. 20 при экспертизе ценности сроки устанавливаются в соответствии с федеральными законами и перечнями — комиссия применяет готовые сроки, а не изобретает их. Изменить срок из ведомственного перечня можно только через ЦЭК профильного органа по согласованию с ЦЭПК при Росархиве. Комиссия вправе предложить, но не решить.
Про терминологию: ЭК или ЦЭК? В детском саду создаётся именно ЭК. Центральная комиссия (ЦЭК) создаётся в органах власти, местного самоуправления и в организациях со сложной структурой или подведомственными организациями — к типовой ДОО это не относится.
6.3. Снижение срока запрещено и наказуемо
- Пункт 33 Правил № 77: «Снижение нормативно установленных сроков хранения документов запрещается».
- Пункт 3.11 Перечня № 624: «Уменьшение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается».
- Ответственность — статья 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностных лиц от 3 000 до 5 000 руб., на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 руб. За нарушения в обращении с персональными данными применяется статья 13.11 КоАП РФ.
Итог: ДОО в своей компетенции определяет состав личного дела, порядок его ведения, выдачи и хранения, вид носителя, а также вправе увеличить срок. Но уменьшить установленный Перечнем срок решением собственной комиссии — нельзя.
7. Экспертиза ценности и уничтожение дел
Документы с истёкшим сроком нельзя просто выбросить. Уничтожение — финал процедуры экспертизы ценности (главы III–IV Правил № 77).
- Ежегодный отбор. ЭК отбирает дела на хранение и к уничтожению. В акт включаются только дела, срок которых истёк к 1 января года составления акта.
- Полистный просмотр дел с «ЭПК». Документы постоянного хранения выделяются, остальное — в акт на уничтожение.
- Составление проектов. Готовятся описи дел и акт о выделении к уничтожению (форма — приложение № 3 к Правилам № 77).
- Рассмотрение ЭК. Описи и акт рассматриваются на заседании одновременно.
- Согласование с архивом (если применимо). ДОО — источник комплектования представляет описи на утверждение/согласование ЭПК; акт на уничтожение — одновременно с описями.
- Утверждение и уничтожение. После утверждения руководителем дела уничтожаются. Документы с персональными данными — способом, исключающим восстановление; факт утилизации подтверждается документом, приложенным к акту.
Уничтожение ПДн: две функции, не обязательно два акта. Архивное уничтожение личных дел оформляется актом о выделении к уничтожению (Правила № 77). Поскольку дела содержат персональные данные, дополнительно применяется подтверждение уничтожения ПДн по приказу Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179: для ДОО, обрабатывающей данные без средств автоматизации, это акт об уничтожении ПДн (при обработке в информационной системе к нему добавляется выгрузка из журнала регистрации событий). Оба документа удобно оформлять одновременно; порядок закрепляется локальным актом.
Важно не путать сроки: 30 дней по статье 21 № 152-ФЗ — это срок уничтожения персональных данных с даты достижения цели обработки (когда нет иного законного основания хранить их), а не срок составления акта. Для личного дела основанием продолжать хранение служит установленный срок хранения — пока он не истёк, 30-дневное правило не запускается.
7.1. Сроки передачи в архив
- Дела постоянного и свыше 10 лет хранения передаются в архив ДОО не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством (п. 47 Правил № 77).
- Дела до 10 лет включительно в архив, как правило, не передаются — хранятся в подразделениях и по истечении срока уничтожаются после экспертизы.
- Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения дела делопроизводством.
8. Организация хранения: минимальные требования
Даже без отдельного архивохранилища обязанность обеспечивать сохранность документов сохраняется (ч. 1 ст. 17 № 125-ФЗ).
8.1. Формирование дел
- Личные дела работников формируются отдельно на каждого работника (п. 49 Правил № 77); документы внутри — в хронологическом порядке. Порядок формирования личных дел воспитанников закрепляется локальным актом ДОО.
- Дела постоянного и свыше 10 лет хранения подлежат полному оформлению: нумерация листов, лист-заверитель, обложка, подшивка (не более 250 листов в томе).
- Для личных дел составляется внутренняя опись документов дела.
8.2. Условия хранения
- При отсутствии архивохранилища — запирающиеся шкафы или сейфы (п. 94 Правил № 77).
- Оптимальный режим для бумаги: 17–19 °C, влажность 50–55 %.
- Проверка наличия и состояния документов — не реже 1 раза в 10 лет.
- Личные дела с персональными данными хранятся с соблюдением № 152-ФЗ; при уничтожении — с оформлением акта об уничтожении ПДн (см. раздел 7).
8.3. Электронные журналы и электронные личные дела
Если ДОО ведёт электронный журнал, электронные личные дела или иные документы в электронном виде, действует принцип равенства носителей: срок хранения не зависит от формы документа. Электронное личное дело хранится столько же, сколько бумажное (срок — по разделу 2), электронный журнал — по соответствующей статье применимого перечня.
- Электронные документы включаются в ту же номенклатуру дел; номенклатура включается в систему электронного документооборота (СЭД) как справочник (п. 10 Правил № 77).
- Порядок комплектования, хранения и учёта электронных документов регламентирует глава X Правил № 77 «Организация комплектования, хранения и учёта электронных архивных документов».
- Документы постоянного и длительного хранения формируются в установленных форматах, сопровождаются метаданными; при передаче оформляются описи электронных документов.
Практический ориентир. Перевод дел или журнала «в электронный вид» не сокращает срок хранения и не отменяет экспертизу ценности. Если документы ведутся одновременно на бумаге и в СЭД, в номенклатуре и локальном акте фиксируется, какой экземпляр является подлинником.
9. Чек-лист: годовой цикл работы с документами
- Постоянно. Формировать дела строго по номенклатуре; личные дела — отдельно на каждого.
- В конце года. Составить (обновить) номенклатуру дел на следующий год со ссылками на применимые перечни; согласовать ЭК; утвердить. Оформить итоговую запись.
- Ежегодно. Провести отбор дел; выявить дела с истёкшим сроком; пролистать дела с «ЭПК»; составить описи и акт; при статусе источника комплектования — согласовать в ЭПК; после утверждения — уничтожить (ПДн — с актом об уничтожении).
- Раз в 1–3 года. Передать в архив дела постоянного и свыше 10 лет хранения.
- Раз в 5 лет. Источникам комплектования — представить номенклатуру на рассмотрение ЭПК.
- Раз в 10 лет. Провести проверку наличия и состояния документов.
10. Короткие ответы на частые вопросы
- Сколько хранить личное дело воспитанника?
- Зависит от статуса ДОО. Муниципальная, региональная, частная — 3 года после окончания обучения (ст. 1099 «а», графа 7 Перечня № 1111, применяется на основании п. 1.3). Подведомственная Минпросвещения — 50 лет (ст. 725 Перечня № 624).
- Почему 3 года, а не 50?
- 50 лет (ст. 725 № 624) — для организаций, подведомственных Минпросвещения; графа 4 этого перечня предназначена именно для них. Для остальных ДОО применимое основание может быть взято из Перечня № 1111 при его использовании в соответствии с пунктом 1.3: графа 7 относит к соответствующей категории детские сады, а статья 1099 «а» устанавливает 3 года. 50 лет для них — лишь консервативный ориентир, не обязательная норма.
- Это не тот самый советский «3 года»?
- Нет. Советские «3 года» (приказ Минпроса СССР № 176) отменены. Действующие 3 года — на другом основании: ст. 1099 «а» Перечня № 1111.
- Можем ли мы выбрать 50 лет вместо 3?
- Свободного выбора между 3 и 50 годами нет: срок определяется применимым перечнем с учётом статуса организации. Увеличение срока допускается при наличии применимого основания и надлежащем документировании; само по себе решение ДОО не превращает 3 года в произвольно выбранные 50. Уменьшать нормативно установленный срок нельзя.
- Заявление родителей о приёме — какой срок?
- Как самостоятельный вид документа — 1 год (ст. 720 № 624; прямо применяется к подведомственным Минпросвещения, остальным срок устанавливается по применимому акту). Заявление, подшитое в личное дело, хранится в составе дела.
- Медкарта ребёнка сколько хранится?
- 10 лет (ст. 1155 № 624; прямо применяется к подведомственным Минпросвещения, остальным — по применимому акту), если медкарту ведёт сама ДОО. Если медпомощь оказывает отдельная медицинская организация (ст. 41 № 273-ФЗ), карта — её документ, а не архивная единица детсада.
- Мы ведём электронный журнал / электронные дела. Срок другой?
- Нет. Срок не зависит от носителя: электронное личное дело хранится столько же, сколько бумажное. Хранение файлов регламентирует глава X Правил № 77; электронные документы включаются в ту же номенклатуру дел.
- Нужен ли отдельный акт при уничтожении личных дел?
- Архивное уничтожение оформляется актом о выделении к уничтожению (Правила № 77). Отдельный акт об уничтожении ПДн (приказ Роскомнадзора № 179) применяется в рамках режима ПДн; на практике оба документа удобно оформлять одновременно.
- Можно ли уничтожить дело, как только истёк срок?
- Нет. Истечение срока — необходимое, но не достаточное условие: проводится экспертиза ценности, составляется акт и выполняются согласования. До определения применимого срока спорные дела не уничтожаются.
- Что грозит за нарушение?
- За нарушение правил хранения архивных документов — ст. 13.20 КоАП РФ; за нарушения в обращении с персональными данными — ст. 13.11 КоАП РФ.
Приложение. Положение о личных делах воспитанников
Готовый локальный акт, который можно взять за основу: срок хранения в нём для муниципальной, региональной и частной ДОО закреплён как 3 года по ст. 1099 «а», графа 7 Перечня № 1111 (для подведомственных Минпросвещения — 50 лет по ст. 725 № 624), а нормативная основа и порядок уничтожения приведены в соответствие с действующими требованиями (включая приказ Роскомнадзора № 179). Поля в квадратных скобках [так] заполните под свою организацию.
Показать текст Положения
приказом [наименование образовательной организации]
от «__» _________ 20__ г. № __
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке формирования, ведения и хранения личных дел воспитанников
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел воспитанников (далее — Положение) разработано в соответствии с:
- Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности Минпросвещения России и подведомственных ему организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённым приказом Минпросвещения России от 27.08.2025 № 624 (далее — Перечень № 624);
- Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности Минобрнауки России и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, утверждённым приказом Минобрнауки России от 29.11.2023 № 1111 (далее — Перечень № 1111);
- Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов…, утверждёнными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее — Правила № 77);
- Порядком приёма на обучение по образовательным программам дошкольного образования, утверждённым приказом Минпросвещения России от 15.05.2020 № 236;
- приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 «Об утверждении Требований к подтверждению уничтожения персональных данных»;
- Уставом [наименование образовательной организации] (далее — Учреждение).
1.2. Личное дело воспитанника — совокупность документов, содержащих сведения о воспитаннике, его приёме на обучение, переводах и отчислении.
1.3. Личное дело воспитанника содержит персональные данные; их обработка и защита осуществляются в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ и локальными актами Учреждения о персональных данных.
1.4. Личные дела формируются для отражения фактов приёма, перевода и отчисления воспитанников.
1.5. Личное дело заводится на каждого воспитанника, зачисленного в Учреждение, и ведётся в течение всего периода обучения.
2. Формирование и состав личного дела
2.1. Личное дело оформляется не позднее [указать срок, например: 10 рабочих дней] со дня издания приказа о зачислении воспитанника.
2.2. Ведение личных дел возлагается на [указать должность] Учреждения, назначаемого приказом заведующего.
2.3. В состав личного дела включаются:
- заявление родителя (законного представителя) о приёме;
- согласие на обработку персональных данных;
- копии документов, представленных при приёме (в соответствии с Порядком приёма № 236);
- договор об образовании по образовательным программам дошкольного образования;
- выписки (копии приказов), в которых упоминается воспитанник: о зачислении, переводе в следующую возрастную группу, поощрении, предоставлении мер социальной поддержки, отчислении и другие;
- иные документы, связанные с приёмом, обучением и отчислением воспитанника.
2.4. Личному делу присваивается регистрационный номер, соответствующий номеру записи в книге учёта движения детей.
2.5. К личному делу составляется внутренняя опись документов, которая помещается в личное дело первым листом.
3. Ведение личного дела
3.1. Документы помещаются в личное дело в хронологическом порядке по мере их поступления.
3.2. Изменения в сведения о воспитаннике вносятся своевременно на основании соответствующих документов.
3.3. Изъятие документов из личного дела оформляется актом; один экземпляр акта помещается в личное дело.
4. Порядок хранения личных дел в период обучения
4.1. Условия хранения должны обеспечивать сохранность личных дел и содержащихся в них персональных данных, исключать их повреждение, утрату и несанкционированный доступ.
4.2. Личные дела хранятся в [указать помещение: кабинете заведующего / специально отведённом помещении] в запирающихся шкафах и размещаются по возрастным группам в алфавитном порядке.
4.3. Доступ к личным делам имеют заведующий и работники, ответственные за их ведение, а также иные лица — в порядке, установленном локальными актами Учреждения о защите персональных данных.
5. Выдача личных дел и предоставление копий
5.1. Личное дело выдаётся родителям (законным представителям) только в случае отчисления воспитанника в порядке перевода в другую дошкольную образовательную организацию. Иных оснований для выдачи оригинала личного дела нет.
5.2. Личное дело выдаётся в течение [указать срок] с даты издания приказа об отчислении в порядке перевода.
5.3. Копия личного дела (отдельных документов) предоставляется родителям (законным представителям) на основании заявления, а также правоохранительным и иным уполномоченным органам — по их письменным запросам в соответствии с законодательством.
5.4. Личные дела воспитанников, не затребованные родителями (законными представителями) в связи с переводом, передаются в архив Учреждения.
6. Срок хранения и архивное хранение личных дел
6.1. Личные дела отчисленных воспитанников (за исключением личных дел воспитанников, отчисленных в порядке перевода в другие дошкольные образовательные организации) передаются в архив Учреждения.
6.2. Срок хранения личного дела воспитанника — 3 года после окончания обучения (статья 1099 «а», графа 7 Перечня № 1111). Перечень № 1111 применён на основании пункта 1.3 его Общих положений, допускающего использование Перечня иными органами и организациями независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности.
6.3. Указанный срок применяется при отсутствии нормативного правового акта субъекта Российской Федерации, муниципального образования, акта учредителя или типовой номенклатуры дел, устанавливающих иной срок хранения. Перед утверждением номенклатуры дел Учреждение проверяет наличие таких актов и учитывает свой статус.
6.4. Для образовательных организаций, непосредственно подведомственных Министерству просвещения Российской Федерации, применяется срок 50 лет после окончания обучения (статья 725 Перечня № 624).
6.5. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом отчисления (выбытия) воспитанника, и закрепляется в номенклатуре дел Учреждения со ссылкой на соответствующую статью применённого Перечня.
6.6. Учреждение, являющееся источником комплектования государственного (муниципального) архива, согласовывает номенклатуру дел с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.
6.7. По истечении срока хранения личные дела не уничтожаются автоматически: проводится экспертиза ценности, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и выполняются предусмотренные Правилами № 77 согласования. Документы, содержащие персональные данные, уничтожаются способом, исключающим восстановление; при этом учитываются требования законодательства о персональных данных, в том числе приказа Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179.
6.8. До определения и документального закрепления применимого срока спорные личные дела к уничтожению не выделяются.
6.9. При отчислении воспитанника в порядке перевода в другую дошкольную образовательную организацию оригинал личного дела выдаётся родителям (законным представителям) для представления в принимающую организацию в порядке, установленном приказом Минпросвещения России от 09.12.2024 № 862, и в исходной организации на срок, указанный в пункте 6.2, не остаётся.
7. Заключительные положения
7.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения приказом заведующего Учреждением и действует до его отмены или замены новым.
7.2. Изменения и дополнения в Положение вносятся приказом заведующего Учреждением.
7.3. Ответственность за формирование, ведение, хранение и своевременную передачу личных дел в архив, а также за соблюдение требований по защите персональных данных несут работники, назначенные приказом заведующего. Нарушение установленных правил хранения архивных документов влечёт ответственность в соответствии со статьёй 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
Нормативная база
- Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» — ст. 2, 10, 28, 30, 33.
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — ст. 17, 23, 27.
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
- Приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 «Об утверждении Требований к подтверждению уничтожения персональных данных».
- Приказ Минпросвещения России от 27.08.2025 № 624 «Об утверждении Перечня документов… с указанием сроков их хранения».
- Приказ Минобрнауки России от 29.11.2023 № 1111 «О Перечне документов… с указанием сроков хранения» (ст. 1099 «а», графа 7 — личные дела воспитанников дошкольного образования).
- Приказы Минпросвещения России о переводе обучающихся: от 09.12.2024 № 862 (дошкольное образование) и от 06.04.2023 № 240 (общее образование).
- Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов…».
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…».
- Приказ Росархива от 11.04.2018 № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации».
- Приказ Минпросвещения России от 15.04.2021 № 175 (о признании не действующим приказа Минпроса СССР от 30.12.1980 № 176).
Материал подготовлен АНО «Научно-образовательный центр педагогических проектов» в методических целях. Срок хранения личных дел воспитанников зависит от статуса организации (раздел 2); значения подлежат сверке с действующими редакциями перечней перед применением.

