Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» СРЕДНЕРУССКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ – ФИЛИАЛ
Реферат
по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
на тему:
«Требования к оформлению электронных документов»
Подготовила:
студентка группы
Б203 Цуканова Д.А.
Преподаватель:
Семёнова Л.И.
г. Орел, 2024
Содержание:
Введение…………………………………………………………………..3
Глава 1. Понятие электронный документ………………………………4
Глава 2. Классификация и структура электронного документа………5
Глава 3. Требования к оформлению электронных документов………8
Глава 4. Виды и применение электронных документов……………..10
Заключение………………………………………………………………13
Список литературы………………………………………………………14
Введение.
В условиях современного мира, где информация становится ключевым ресурсом, электронные документы активно используются во всех сферах человеческой деятельности. От деловой переписки и государственных услуг до образования и медицины — мы ежедневно сталкиваемся с цифровыми формами представления информации.
Однако, несмотря на широкое распространение электронных документов, существуют проблемы, связанные с их оформлением. Эти проблемы могут привести к непониманию, ошибкам и даже юридическим спорам.
Данный реферат направлен на рассмотрение важных аспектов правильного оформления электронных документов. Это позволит обеспечить их эффективное использование во всех сферах деятельности.
Актуальность темы обусловлена необходимостью соблюдения определённых требований к оформлению электронных документов. Это сделает их полноценным инструментом общения, сотрудничества и хранения данных.
Цель данной работы — рассмотреть основные требования к оформлению электронных документов. Это позволит сделать их понятными, читаемыми и доступными для всех участников информационного процесса.
Для реализации данной темы необходимо определить следующие задачи:
- Изучить понятие «электронный документ.
- Рассмотреть классификацию и структуру электронных документов.
- Выявить требования по оформлению электронных документов.
- Выделить самые распространённые виды электронных документов.
Объектом исследования данной работы являются требования, предъявляемые к оформлению электронных документов. В частности, рассматриваются форматы, структура, правила оформления элементов, особенности электронных подписей, вопросы обеспечения безопасности и применение в различных областях.
Методологическую основу исследования составляют теоретические методы, такие как классификация, изучение и анализ литературных источников, включая справочники и учебники.
Структура работы включает введение, четыре главы, заключение и список использованных источников.
Глава 1. Понятие электронный документ.
Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:
«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
В контексте электронного документооборота необходимо различать понятия «документ в электронном виде» и «электронный документ».
Документ в электронном виде представляет собой бумажный документ, преобразованный в электронный формат. Электронный документ, напротив, изначально создаётся в электронном виде.
В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы. Однако для электронных образов в большинстве случаев достаточно любой электронной подписи, в то время как для электронных документов часто требуется усиленная квалифицированная электронная подпись.
Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, созданный с помощью обработки информации компьютером. Он хранится в виде файла определённого формата на машинном носителе.
Сфера электронного документооборота активно развивается и требует дополнительного регулирования со стороны законодательства.
Нормативно-правовые акты устанавливают контроль над деятельностью операторов электронного документооборота и определяют основания, при которых документация, заверенная цифровой подписью, приравнивается к бумажным документам.
Глава 2. Классификация и структура электронного документа.
Электронные документы можно разделить на несколько категорий в зависимости от их содержания.
- Текстовые электронные документы — это документы, в основе которых лежит текстовая информация.
- Изобразительные электронные документы — это документы, в основе которых лежат целостные графические образы объектов, представленные в форме, не требующей посимвольной обработки.
- Аудиодокументы — это документы, содержание которых предназначено для прослушивания.
- Мультимедийные электронные документы — это документы, в которых элементы различной природы воспроизводятся совместно с помощью специальных программных и технологических средств.
Изобразительные документы могут быть представлены в виде графических электронных документов, содержащих визуальное представление объектов, например, в виде растровой или векторной графики.
Также к изобразительным документам относятся документы, содержание которых представляет собой последовательность связанных элементов, воспринимаемых в движении.
Текстовые электронные документы могут содержать отдельные элементы графических образов объектов. Такие документы составляют отдельный класс текстовых документов, для представления которых требуются средства компьютерной графики.
Изобразительные электронные документы могут также содержать текстовую информацию.
В зависимости от состава компонентов, можно выделить два основных типа электронных документов:
Однородный (гомогенный) электронный документ состоит из объектов, которые имеют одинаковую природу и динамические свойства.
Разнородный (гетерогенный) электронный документ включает в себя объекты, которые различаются по своей природе и динамическим свойствам.
В зависимости от того, как электронные документы трансформируются с течением времени, их можно разделить на две категории:
- Неизменяемые — это документы, визуальное представление которых остаётся неизменным.
- Изменяемые — это документы, содержащие информацию в виде последовательных элементов, которые связаны между собой. Визуальное представление таких документов может меняться с течением времени.
Важно отметить, что если документ содержит элементы обоих типов, то он относится к изменяемым электронным документам.
В зависимости от структуры, данные могут быть представлены в виде:
- Единого файла, содержащего всю необходимую информацию.
- Набора файлов, каждый из которых содержит часть информации.
Важно отметить, что файлы могут содержать как однородные, так и разнородные данные. Они могут быть связаны между собой с помощью прямых ссылок или не связаны вовсе.
По структуре контента:
Линейный электронный документ, в котором информационные единицы связаны последовательно (например, электронная книга).
Гиперссылочный электронный документ, в котором используется пространственная система ссылочных отношений.
По происхождению контента:
Самостоятельный электронный документ, созданный изначально в цифровой форме.
Копия аналогового документа, ранее не представленного в электронной форме.
Редакция электронного документа.
Версия электронного документа.
В контексте исходного источника:
- Самостоятельный электронный документ, созданный впервые в цифровом формате.
- Копия электронного документа, представляющая собой результат процесса воспроизведения электронного документа с использованием иного метода, отличного от метода его создания.
Важно отметить:
- При создании копии могут быть изменены форма, оформление, формат и т. д., но не содержание.
- Копирование может осуществляться как с аналогового (цифрового аналогового), так и с электронного документа — оригинала, версии, редакции или другой копии.
Структура электронного документа включает в себя:
- Содержательную часть (контент), которая может состоять из текста, изображений, аудио или мультимедийных элементов.
- Реквизитную часть (метаданные), которая представляет собой набор структурированных по назначению реквизитов, каждый из которых имеет уникальные характеристики.
Важно отметить:
- Содержательная часть может состоять из текста, изображений, аудио или мультимедийных элементов, как по отдельности, так и в различных сочетаниях.
- Реквизитная часть состоит из набора структурированных по назначению реквизитов, каждый из которых имеет уникальные характеристики, такие как имя и размер.
- Взаимодействие между частями электронного документа обеспечивается с помощью соответствующих программно-технологических средств.
Электронный документ должен быть оформлен в соответствии с установленными требованиями и правилами, чтобы обеспечить его удобство восприятия, понимания и поиска необходимой информации.
Наименование документа должно соответствовать его содержанию.
В документе необходимо указать информацию об авторе, дате и месте создания, а также о номере, типе документа и адресате.
Основная информация должна быть представлена в документе в доступной и структурированной форме.
Документ должен быть заверен электронной подписью автора, подтверждающей его авторство и подлинность.
Глава 3. Требования к оформлению электронных документов.
Требования к электронным документам можно разделить на три категории в порядке приоритетности:
- Общие требования, которые аналогичны требованиям к бумажным документам и касаются формы и содержания документа.
- Требования к конкретному виду электронных документов, включая требования к электронной подписи, которая делает документ юридически значимым.
- Особые требования к конкретным документам в электронном виде, которые определяются их назначением, условиями создания, обработки, передачи и хранения. Эти требования индивидуальны для каждой категории или вида документов и описаны в специальных нормативных актах или инструкциях.
Также электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:
Шрифт: рекомендуется использовать стандартные шрифты, такие как Times New Roman, Arial или Calibri. Размер шрифта должен быть легко читаемым, например, 12 пунктов. Форматирование: текст должен быть правильно разделён на абзацы, главы, разделы и т. д., с использованием отступов и интервалов.
Таблицы и графики: все таблицы и графики должны иметь чёткие подписи и заголовки. Ссылки: все ссылки должны быть правильно оформлены и указывать на достоверные источники.
- Электронная подпись: при необходимости электронная подпись должна соответствовать требованиям законодательства и быть проверенной.
В соответствии с Приказом Министерства труда Российской Федерации от 20 сентября 2022 года № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с трудовой деятельностью, оформляемых в электронной форме без дублирования на бумажном носителе», требования по оформлению электронных документов следующие:
- Основная часть документа в формате PDF/A-1A .
- Приложения в форматах для текстовых, табличных, графических и структурированных данных .
- Электронная подпись в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и Федерального закона «Об электронной подписи» .
- Машиночитаемая доверенность в соответствии с приказом Министерства цифрового развития РФ .
- Описание документа в формате XML с названием «wredc_data.xml» .
- Основная часть документа должна быть в формате PDF/A-1A .
- Приложения должны быть в форматах для текстовых, табличных, графических и структурированных данных.
- Описание документа должно быть в формате XML без «BOM».
- Все файлы должны быть расположены в корневом каталоге .
- Наименование элемента с указанием типа значения.
- Тип значения: «T» (текстовый элемент), «D» (календарная дата).
- Признак обязательности элемента: «О» (обязательный), «Н» (необязательный), «У» (условно-обязательный).
- Дополнительная информация для сложных элементов и элементов с ограниченным перечнем значений.
- XML-схема размещается на официальном сайте Министерства труда и социальной защиты РФ.
- Предыдущая версия схемы действительна 12 месяцев после размещения новой версии.
- Все файлы элементов должны быть в корневом каталоге.
- Для каждого элемента указываются наименование, тип значения, признак обязательности и дополнительная информация.
Глава 4. Виды и применение электронных документов.
Рассмотрим основные виды документов:
***Договоры, контракты и соглашения.**Часть 2 статьи 434 Гражданского кодекса Российской Федерации разрешает заключать письменные договоры путём обмена электронными документами, в том числе с использованием электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например, экземпляр договора, исходит от стороны сделки.
Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.
* Первичные учётные документы.
Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте». Специальные требования к счетам-фактурам — в статье 169 Налогового кодекса Российской Федерации.
Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично.
***Отчётность.**Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчётности — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора электронного документооборота или через официальный сайт ФНС.
* Документы для подачи в суд.
Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.
***Обращения в государственные органы.**Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.
* Юридическая значимость электронной переписки.
Обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений не подразумевает использование усиленной электронной подписи. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.
Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.
В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:
кто составил документ; кто, в какое время и откуда его направил;
кто, в какое время и где получил; применялся ли полученный документ, какой юридический характер и значимые последствия он имел.
Если адреса электронной почты указаны в договоре с контрагентом и при этом чётко определён порядок обмена документами, проблем обычно не возникает. Идентифицировать СМС-отправления можно посредством сотового оператора. Сообщения в чатах и мессенджерах — через техподдержку соответствующей платформы. Но проблемы могут возникнуть, если придётся оспаривать факт личного отправления. Ведь не исключено, что доступ к логину, паролю, устройству и сим-карте может получить третье лицо.
Заключение.
Электронный документ представляет собой документированную информацию, представленную в электронной форме, доступной для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных устройств, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям и обработки в информационных системах.
Классификация электронных документов осуществляется на основе различных критериев, таких как природа основной информации, состав элементов, динамические характеристики, количество элементов, структура контента, происхождение контента и соотношение с исходным источником.
Структура электронного документа включает в себя содержательную и реквизитную части.
Соблюдение требований к оформлению электронных документов является важным условием для обеспечения их юридической значимости, удобства использования и безопасности. Правильно оформленные электронные документы способствуют повышению эффективности работы, сокращению времени и затрат, а также гарантируют достоверность и юридическую силу информации.
Список литературы:
- Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
- Приказ Минтруда России от 20.09.2022 N 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе».
- СПР 2.01-2019 «Банковская деятельность. Информационные технологии. Электронные документы. Общие требования»
