автор: Петрачкова Людмила Алексеевна
студент группы Б203 Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ (РАНХиГС) филиал колледж, г. Орёл
Концепция электронного документооборота
«Концепция электронного документооборота»
Петрачкова Людмила Алексеевна
Студентка 2 курса
Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения
высшего образования
«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА
И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ
при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»
СРЕДНЕРУССКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ – ФИЛИАЛ
КОЛЛЕДЖ
Научный руководитель: Семенова Лариса Ивановна
Преподаватель высшей категории Среднерусский институт управления – филиал РАНХиГС, колледж
Аннотация: В данной статье рассматривается концепция электронного документооборота, его принципы, проблемы и преимущества, а также роль, которую он играет в наше время для организаций.
Ключевые слова: электронный документооборот, управление, принципы, риски, внедрение, проблемы, тенденции.
В современном мире уже давно вытесняется традиционный документооборот, и на его замену приходит электронная альтернатива. Это можно объяснить тем, что электронный документооборот (ЭДО) сталкивается с большим количеством проблем, которые непосредственно связаны именно с бумажным процессом, из-за которого в свою очередь в организации часто происходят ошибки и уменьшается производительность работы. Именно для традиционного документооборота ключевыми проблемами являются:
- неудобность размещения и хранения документов;
- сложность их передачи, риски повреждения или утери;
- загрязнение окружающей среды;
- длительная подготовка и согласование документации, а следственно, низкая скорость обработки информации и реакции на новые воздействия.
Чем больше объём работы у предприятия, тем глобальнее выглядят все эти проблемы, во избежание которых многие организации и делают свой выбор в сторону электронных, современных технологий. К этому решению каждый день прибегает всё больше предприятий, ведь тот объём работы, который не так сложно выполнить с помощью современной техники, может быть довольно затруднительным, если делать всё вручную. Именно поэтому, внедрение электронного документооборота помогает организациям избавиться от большого количества проблем, ускорить работу и систематизировать её.
Электронный документооборот — это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Как уже было сказано ранее, многие организации переходят от традиционных систем к более современным и удобным процессам работы с документами, и это необратимый процесс, так как более быстрый и удобный доступ к информации всегда будет актуален для того или иного предприятия.
Кроме того, нельзя не упомянуть, что электронный документооборот, который существует сейчас – это не сильно давнее нововведение. Стоит вспомнить весь тот путь, что прошла электронная документация. Всё начиналось с простых текстовых файлов, появившихся в 1980-х годах, а уже сейчас существует большое количество новых форматов. Этот быстрый прогресс отражает огромный спрос людей на электронные технологии, ведь именно эти технологии позволяют получать больше информации, работать с ней углублённо и без лишних усложнений. И непосредственно электронный документооборот позволяет организациям повышать свою производительность, работоспособность, а самое главное даёт огромное преимущество в сравнении с конкурентами.
Стоит подробнее рассмотреть принципы электронного документооборота:
- эффективная и углублённая система поиска документов;
- однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ;
- непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);
- единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;
- развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов;
Именно благодаря этим функциям повышается эффективность работы с документами и, что немало важно, её безопасность. Переход организаций к электронному документообороту обусловлен тем, что для управления большим количеством данных необходим доступ к информации в режиме реального времени, чтобы не было каких-либо замедлений. Кроме того, о важности обширного контроля за большим количеством данных и всеми процессами документации также не стоит забывать.
Если продолжать говорить о преимуществах электронного документооборота, то его самыми главными достоинствами можно считать:
- создание условий для перехода от рутинного бумажного документооборота к перспективной безбумажной (электронной) технологии;
- эффективная организация документооборота дает повышение оперативности деятельности подразделений и служб компании;
- сокращение финансовых и временных издержек по созданию и обработке документов;
- оптимизацию бизнес-процессов связанных с делопроизводством и документооборотом в организации.
Но, к сожалению, несмотря на довольно значительные преимущества электронного документооборота, существуют проблемы, которые связанны именно с её внедрением и обслуживанием в организациях. Самые актуальные проблемы на сегодняшний день – это:
- недостаточные меры по защите электронных документов от вирусов и мошеннического доступа;
- отсутствие регулярных обновлений программного обеспечения, использование устаревших технологий;
- плохое информирование и подготовка работников к текущим изменениям и внедрениям новых технологий;
- резкое увеличение потока документооборота (резкий переход от традиционного документооборота к электронному, вследствие чего система не справляется);
- модернизация технической структуры (приобретение всего нужного оснащения и техники требует немалых затрат для организаций).
Большую часть проблем, можно устранить, если использовать некоторые способы для их решения. В первую очередь, организации должны спланировать и реализовать все планы и задачи, для того чтобы обеспечить бесперебойную работу всей цифровой системы в организации. Именно благодаря этой подготовке будут исключены риски каких-либо глобальных неполадок. Кроме того, необходимо ввести комплексные и постоянно проводимые и обновляемые курсы для обучения и ознакомления работников организации с возможностями пользования электронным документооборотом, ведь чем большее ознакомлены сотрудники, тем выше их производительность.
Не смотря на не самую простую систему внедрения, большое количество организаций в России активно внедряют электронный документооборот для того, чтобы максимально увеличить эффективность работы. Особенно получают пользу от ЭДО:
- отрасли здравоохранения, юриспруденции, финансов;
- государственные и образовательные учреждения;
- предприятия розничной торговли и т.д.
Несомненно, электронный документооборот способен принести пользу во всех отраслях без исключения, так как благодаря нему работать с документами становится намного проще, уменьшаются все те риски, которые возникают при традиционном документообороте. Именно поэтому, каждая отрасль должна использовать ЭДО, чтобы систематизировать, облегчить и повысить эффективность работы всей организации.
Конечно, динамика развития электронного документооборота очень высока, это объясняется летящим без остановки ни на минуту технологическим процессом. В 2023 году уже активно используют искусственный интеллект, технологии блокчейн и многие другие прогрессивные информационные приспособления. Особенно пандемия 2020 года показала всю важность цифровизации всех документационных процессов, а также обеспечение их бесперебойности в любых ситуациях. Внедрение ЭДО стало лучшим решением для многих организаций, так как современные системы охватывают множество направлений, в которых традиционная документация не приносит какой-либо пользы, особенно во время самоизоляции. Многие эксперты отмечают, что рынок в 2020 г. оживился: многие компании повысили свою работоспособность, стали действовать активнее. И поэтому, использование современных способов для электронного документооборота необходимо, ведь расширенные возможности являются лишь прогрессом и улучшением работы многих предприятий, и эти тенденции электронного документооборота показывают то, что будущее у электронного документооборота определённо есть.
Таким образом, можно сказать, ЭДО полностью поменял систему работы с документами, смог упростить и дать толчок для большего развития и работы во многих отраслях. Переход от бумажных документов нельзя назвать просто модной тенденцией к цифровизации, ведь электронный документооборот — рабочий и мощный инструмент для повышения эффективности бизнеса. Сравнивая все недостатки и положительные черты, нельзя усомниться в том, что электронный документооборот – это один из главнейших способов повышения производительности организации. Бумажная документация уже завершает свою историю и на смену ей приходит современная, более универсальная, удобная и долгосрочная. Этому активно способствовали пандемия, удалённая занятость и ряд инициатив со стороны многих организаций.
Список литературы:
- Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник и практикум для прикладного бакалавриата/ И. Н. Кузнецов. 3-е изд. Перераб. И доп.— М. : Издательство Юрайт, 2018, 461 с www.biblio-online.ru/book_/E505DD83-947D-4D41-84C0-32FFC44C61EE с. 122-126
- Жильников А.Ю., Михайлова О.С «Электронный документооборот»// Территория науки. 2017. № 2, с. 116-119;
- Шувалова, Н. Н. Организация и технология документационного обеспечения управления : учебник и практикум для вузов / Н. Н. Шувалова. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 247 с. — (Высшее образование). — ISBN 978-5-534-16537-1. — Текст : электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: urait.ru/bcode/_531239 с. 191-216;
- Жутяева С. А., Лысова Т. А. Тенденции развития электронного документооборота: перспективы, проблемы, возможности // Экономика и управление. 2021. Т. 27. № 12. С. 963–970. doi.org/10.35854/_1998-1627-2021-12-963-970
