автор: Конькова Евгения Борисовна
преподаватель ГБПОУ РО БГИТ
Особенности нормативного регулирования электронного документооборота на федеральном уровне
Особенности нормативного регулирования электронного документооборота на федеральном уровне
Длительный период развития человеческого общества сопровождается такой формой выражения правоотношений как документ. Документы используются во всех правовых системах.
Необходимо отметить, что с переходом от индустриального общества к информационному изменились роль и значение документов. Этот переход вызвал появление такой формы как электронные документы. Этот вид документов получил использование во многих сферах профессиональной деятельности. Однако, последние применяются не только наряду с традиционными бумажными документами, но и вместо них.
Именно информационные технологии с применением электронных документов помогают государственным органам и различным организациям оптимизировать их работу, а также значительно улучшить ее качество. Как отмечает А.С. Приходько «Электронный документооборот, электронная подпись и другие современные технологии — делают возможным построение системы работы, в которой информацию возможно передавать быстро, качественно и безопасно, что непосредственно делает управление качественным и систематизированным. Электронный документооборот становится все более востребованным и удобным».
Электронный документооборот или ЭДО можно представить как систему, которая обеспечивает оперативный и безопасный обмен документов в электронном виде. Данная система включает совокупность процессов создания, редактирования, регистрирования, обмена и хранения документов с использованием специального программного обеспечения. Вся документация ведётся в цифровом формате, что позволяет увеличить производительность работы сотрудников, сохранить конфиденциальность сведений, а также значительно уменьшить издержки на бумагу, распечатку и обслуживание принтеров, а также на услуги доставки.
Работа с документами требует правовой регламентации всего комплекса выполняемых процедур — от момента создания документов, до их хранения. В связи с этим, особую значимость приобретают вопросы нормативного регулирования электронного документооборота, что позволяет использовать электронные документы наделять электронный документ юридической силой и высоким уровнем доказательной базы в суде.
Основу правового регулирования электронного документооборота в Российской Федерации составляют нормы Конституции РФ (ст. 72) , согласно которой гражданское законодательство, а равно установление правовых основ единого рынка относятся к ве́дению Российской Федерации. Отсюда следует, что в основе нормативного регулирования электронного документооборота должны лежать федеральные законы.
Российские законодательные акты в данной сфере можно систематизировать, разделив на акты общего действия и специальные.
Основным нормативно-правовым актом в рассматриваемой сфере является Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Статья 2 данного закона устанавливает, что «электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
Также определение понятия электронного документооборота закреплено ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело», который определяет, что «электронный документооборот-это документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота)».
Кодифицированным актом общего действия, который заложил правовую основу применения электронных средств для оформления частных правовых отношений, стал Гражданский кодекс РФ (ст. 160, 434, п. 3 ст. 847 ГК РФ). Нормы о применении электронных средств расположены в статьях под названием «Письменная форма сделки» (ст. 160) и «Форма договора» (ст. 424), согласно которым, документы вообще и электронные документы в частности имеют непосредственное отношение к форме гражданских правоотношений. Нормы ГК РФ имели важное правовое значение, поскольку, закрепляя общие правила, предоставляли сторонам возможность самим определить случаи и порядок использования тех или иных аналогов собственноручной подписи при совершении сделок, а не предписывали жестких требований.
В соответствии с п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы можно составлять на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Также Налоговый кодекс РФ определяет представление отчетности в электронной форме с применением усиленной квалифицированной электронной подписи в рамках проводимого ФНС России пилотного проекта осуществляется через сайт Федеральной налоговой службы Российской Федерации.
Согласно Федеральному закону «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — Федеральный закон об электронной подписи) наличие электронной подписи на документе, созданном в электронной форме, приравнивает такой документ к бумажному, подписанному собственноручной подписью. Электронная подпись способствует тому, чтобы подтвердить аутентичность цифрового документа, созданного и пересылаемого в электронном виде
Понятие электронной подписи нашло отражение в Федеральном законе об электронной подписи, где она понимается как «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию». Ее проверка осуществляется благодаря такому инструменту как ключ шифрования.
Федеральный закон «О лицензировании отдельных видов деятельности» устанавливает перечень лицензируемых видов деятельности в данной сфере, в основном они касаются разработки, производства, распространения шифровальных (криптографических) средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств (п. 1 ст. 12). Получение лицензии в силу п. 1 ст. 49 ГК РФ является одним из условий возникновения договорных отношений, благодаря которым создается та или иная система электронного документооборота и которые заключаются в рамках системы электронного документооборота.
В рамках реализации Указов Президента Российской Федерации от 7 мая 2018 г №204 «О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации на период до 2024 года» и от 21.07.2020 г. № 474 «О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года», в том числе с целью решения задачи по обеспечению ускоренного внедрения цифровых технологий в экономике и социальной сфере, Правительством Российской Федерации сформирована национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации».
Федеральный проект «Нормативное регулирование цифровой среды» направлен на разработку системы правового регулирования цифровой экономики, позволяющей снять барьеры, препятствующие ее развитию. В рамках реализации этого проекта был принят в том числе закон, регулирующий вопросы электронного кадрового документооборота.
Для выполнения задач по организации взаимодействия информационных систем Правительством Российской Федерации разработано Положение о системе межведомственного электронного документооборота. Его основными принципами являются: применение участниками МЭДО совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств; правомерное использование программного обеспечения; обеспечение целостности передаваемой информации; обеспечение конфиденциальности ее передачи и получения.
В целях реализации данных задач были подготовлены и утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, которые устанавливают единый порядок при осуществлении делопроизводства.
Порядок обмена электронными документами между органами исполнительной власти установлен постановлением Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти».
В рамках реализации задач, касающихся электронного документооборота, действует государственная программа «Юстиция».
Это еще не весь перечень нормативных актов, регламентирующих документооборот ( их более 60).
Действующее законодательство позволяет представлять информацию в цифровой форме, освобождая от необходимости хранения ее в бумажном виде, существенно ускорить процесс передачи информации и упорядочить ее.
Практический смысл внедрения электронного документооборота видится в 4 основных направлениях: безопасность и надежность по сравнению с бумажным документооборотом, снижение издержек в работе государства и бизнеса, повышение эффективности и продуктивности их работы и, наконец, улучшенное пользовательское обслуживание за счет внедрения электронного документооборота в систему государственных органов России.
Необходимо отметить, что перечень нормативных актов, регламентирующих электронный документооборот достаточно широк. Однако, можно согласиться с мнением, что законодательная база Российской Федерации по переходу на электронной документооборот находится лишь в стадии подготовки и имеет множество нюансов и пробелов.
В стране не один год обсуждается принятие закона «Об электронном документообороте», который способствовал бы закреплению оставшихся неразрешенными вопросов в юридической сфере.
Несовершенство сложившейся нормативно-правовой базы в области электронного документооборота создает серьезные проблемы их использования.
