Автор: Ефанова Елизавета Николаевна

Б101А11 ФГБОУ ВО «РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ при ПРЕЗИДЕНТЕ» СРЕДНЕРУССКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ — ФИЛИАЛ БАНКОВСКИЙ КОЛЛЕДЖ

Руководитель: Семенова Лариса Ивановна

Преподаватель высшей категории ФГБОУ ВО «РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ при ПРЕЗИДЕНТЕ» СРЕДНЕРУССКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ — ФИЛИАЛ БАНКОВСКИЙ КОЛЛЕДЖ

Структура архивов. Требования к оснащению архивов для хранения документов.

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

СРЕДНЕРУССКИЙ  ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ – ФИЛИАЛ БАНКОВСКИЙ КОЛЛЕДЖ БАНКОВСКОЕ ДЕЛО

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Документационное обеспечение управления» на тему: Структура архивов. Требования к оснащению архивов для хранения документов

Выполнила:

1курс

Б101А11

Ефанова Е. Н.

Проверила:

Семенова Л. И.

г. Орел

2021

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3

Архив. Структура и задачи архива 5

Организация архивного хранения в архиве 7

Требование к оснащению архивов для хранения документов 12

Заключение 14

Список используемой литературы 15

Введение

Актуальность: архивы и сохраняемые ими архивные документы – неотъемлемая и важнейшая часть памяти общества. Архивные документы – бесценное хранилище информации о прошлом – для настоящего и будущего: они хранят ответы на многие вопросы историков и современников – даже на те, что еще не были им заданы исследователями. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов – старение. Цель хранения – снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов. Обеспечение сохранности документов — комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.

Объект реферата: архивы, архивные документы, их место и значение их сохранности.

Предмет реферата: система обеспечения сохранности документов архива.

Задачи:

• ознакомиться с законодательством, регулирующим архивное хранение документов; 
• раскрыть теоретические аспекты архивоведения, и что оно в себя включает;
• изучить особенностей текущего и архивного хранения документов;
• показать различные режимы хранения документов;
• ознакомиться с требованиями к оснащению архивов для хранения документов.

Для раскрытия темы были рассмотрены:

• Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
• Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 11 марта 1997 г. N 11, зарегистрирован Минюстом России 8 июля 1997 г., регистрационный номер 1344)
• Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Основными правилами работы архивов организации — одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила);
• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558;
• Учебник/ И. Н. Кузнецов. – 3-е изд., перераб. И доп. – М. : Издательство Юрайт, 2018. – 461 с.

Архив. Структура и задачи архива

Архивоведение — комплекс научных дисциплин, изучающих историю, теорию и практику архивного дела. Как комплексная научная дисциплина, архивоведение включает ряд специальных дисциплин: теорию, практику, историю и организацию архивного дела, архивное право и другое.

Архивное дело определяется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» как деятельностьгосударственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. 

В этом же законе зафиксировано также само понятие архива. Архив – совокупность архивных документов, а также юридическое лицо или структурное подразделение юридического лица, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. Таким образом, в этом определении – два значения понятия «архив»: архивное учреждение (архив, осуществляющий постоянное хранение документов — государственный или муниципальный архив); структурная часть учреждения (ведомственный архив, осуществляющий хранение документов министерств, ведомств, других государственных и муниципальных организаций, учреждений до момента передачи их в государственные и муниципальные архивы).

Ведомственные архивы – структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передаются на постоянное хранение в государственный архив.

Муниципальный архив – это структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Государственный архив – это федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией (федеральный архив) или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации (государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Основными задачами архива организации являются:

• комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
• учет и обеспечение сохранности документов;
• создание научно-справочного аппарата к документам архива;
• использование хранящихся в архиве документов;
• подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.

Организация архивного хранения в архиве

Архивное хранение документов — это обеспечение сохранности бумаг организации, вышедших из непосредственного использования в течение сроков. Для недопущения утраты или порчи этих бумаг в организации создаются специальные условия. 

Для целей сохранения бумаг компании создают специальные подразделения либо нанимают сторонние организации, которые оказывают услуги по архивному хранению документов на своей территории. 

Архивные документы в архиве систематизируются по исторически и (или) логически сложившимся комплексам документов – архивным фондам, объединенным архивным фондам и архивным коллекциям. Архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) соответствующего государственного органа, органа местного самоуправления, организации, гражданина, семьи, рода.

В целях рациональности хранения, комплектования, учета и использования архивных документов допускается формирование:

• объединенного архивного фонда – из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более организаций, действовавших на определенной территории и (или) объединенных одним объектом деятельности, органа государственной власти (органа местного самоуправления) и подведомственных ему организаций, правопредшественников и правопреемников, а также двух и более человек, связанных между собой родственными, профессиональными или творческими связями;
• архивной коллекции – из разрозненных архивных документов, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, объектному, авторскому, хронологическому или другим).

Использование не фондовой организации архивных документов допускается только в отношении аудиовизуальных документов. Фондовая принадлежность архивных документов архивного фонда, объединенного архивного фонда или архивной коллекции может быть изменена в случае обнаружения ошибок при их первоначальном фондировании. Исторически сложившаяся архивная коллекция перефондированию не подлежит.

Документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил. Документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками), относятся к архивному фонду фондообразователя, который является их создателем. Документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду фондообразователя, в котором они созданы. В случае реорганизации или ликвидации организации, законченные делопроизводством дела включаются в ее архивный фонд, незаконченные дела, переданные для окончания делопроизводством в организацию-правопреемник, включаются в архивный фонд последними. 

В архивный фонд организации, кроме документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) организации, включаются архивные документы:

• представительств, филиалов, иных обособленных подразделений организации;
• коллегиальных органов организации;
• образовавшиеся в деятельности собраний (комитетов) кредиторов, временного, административного, внешнего, конкурсного, финансового управляющего, предоставивших обеспечение лиц во время прохождения процедур, применяемых в деле о банкротстве к организации – должнику;
• созданные при организации профсоюзных организаций, осуществляющих деятельность до вступления в силу Федерального закона от 19 мая 1995 г. № 82-ФЗ «Об общественных объединениях»;
• назначенной в организации ликвидационной комиссии (ликвидатора).

При наличии на хранении в архиве архивного фонда организации новый архивный фонд создается в случаях:

• изменения профиля ее деятельности;
• изменения формы собственности ее имущества.

Из архивных документов государственной или муниципальной организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности ее имущества, и архивных документов вновь созданной организации-правопреемника допускается формирование объединенного архивного фонда в случае передачи архивных документов организации-правопреемника в государственную или муниципальную собственность.

Режимы хранения документов

Под технологией хранения документов понимают комплекс мероприятий, направленных на обеспечение сохранности документов в процессе хранения.

К числу этих мероприятий относят физико-химическую обработку документов, создание оптимального режима их хранения, реставрацию документов, изготовление гарантийных копий. Документы хранятся в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

Согласно Приказу Минкультуры РФ от 18.01.2007г. №19 3 существует несколько режимов хранения документов:

1. Температурно-влажностный;
2. Световой;
3. Санитарно-гигиенический;
4. Противопожарный;
5. Охранный.

Температурно-влажностный режим.

Для обеспечения длительной сохранности документов на бумажной основе в хранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, соблюдается оптимальный температурно-влажностный режим хранения: температура +17 – +19 °С, относительная влажность 50–55%. В специально построенных зданиях архивов такой режим поддерживается системой кондиционирования воздуха. В приспособленных помещениях проводятся мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения документов с применением технических средств увлажнения или осушения или путем рационального проветривания на основании показаний контрольно-измерительных приборов. 

Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется регулярным измерением климатических параметров воздуха (температура и влажность воздуха): 

1) в кондиционируемых помещениях – не реже одного раза в неделю; 

2) в хранилищах с нерегулируемым климатом – два раза в неделю; 

3) при нарушениях режима хранения – один раз в сутки. 

Результаты измерений фиксируются в специальном регистрационном журнале, который ведется в каждом архивохранилище. Там отражаются также проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения. 

Световой режим.

Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Выполнение этого требования обеспечивается хранением документов в коробках, папках, шкафах или на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Для этого на окнах устанавливаются светорассеивающие стекла, светонепроницаемые и светорассеивающие шторы и т.д. Для искусственного освещения хранилищ следует применять лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра. 

Защиту документов от разрушающего действия естественного и искусственного света необходимо предусматривать не только в хранилищах, но и во всех помещениях, где производится работа с документами. 

Санитарно-гигиенический режим. 

Предохранение документов от биоповреждений и загрязнения обеспечивается соблюдением санитарно-гигиенического режима. Архивохранилища должны содержаться в чистоте, образцовом порядке, исключающих появление насекомых, грызунов, плесени и накопления пыли. Для этого в помещениях хранилищ производится систематическая влажная уборка. Не реже одного раза в год следует проводить обеспыливание пылесосами и обработку стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок) 0,5%-ми водными растворами антисептиков (капатола, лизоформина, метатина). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными 2%-ми растворами антисептиков (капатола, лизоформина, метатина) или 5%-м водным раствором катамина АБ. С целью своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов документы (выборочно) и помещения хранилищ должны два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаться обязательному энтомологическому и микологическому обследованию. 

В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата, опасного в санитарно-биологическом отношении. Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ, наружные отверстия вентиляционных систем. 

Противопожарный режим.

Пожарная безопасность в архивах обеспечивается системой пожарной защиты. Крупные, специально построенные архивохранилища оборудуются автоматической системой газового пожаротушения. Такие системы имеются, например, в здании НИАБ (г. Минск, ул. Кропоткина, 55) и др. В остальных архивах применяются переносные огнетушители. В качестве их используются углекислотные или фреоновые огнетушители, состав вещества которых не оказывает побочного разрушительного действия на бумажные документы. Количество огнетушителей устанавливается из расчета не менее одного на каждые 50 м 2 , но не менее двух на каждое отдельное помещение. Количество и места размещения переносных огнетушителей должны соответствовать действующим противопожарным нормам с учетом специфики применяемого оборудования. 

Здания архивов оснащаются противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на всех его лестничных площадках. При каждом кране полагается иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища. 

Хранилища и помещения для работы с документами обеспечиваются охраннопожарной сигнализацией. Они обязаны иметь удобные для эвакуации документов выходы к лифтам, на лестничные площадки, в коридоры. Пути эвакуации обязаны отвечать следующим требованиям: 

• запрещается загромождать их различными предметами и оборудованием;
• все двери эвакуационных выходов должны свободно открываться в направлении выхода из здания; 
• подвальные помещения и цокольные этажи оборудуются собственными выходами; 
• в коридорах на путях эвакуации устанавливаются символические изображения знаков: «Выход», «Открытая дверь». 

В хранилищах запрещаются курение, применение нагревательных электроприборов, хранение посторонних предметов (портфелей, сумок, продуктов питания и др.). 

Охранный режим. 

В архивохранилищах следует соблюдать охранный режим. Охранный режим обеспечивает предохранение документов от хищений и утрат. Охрана архива обеспечивается: 

1) оборудованием здания средствами охранной сигнализации; 

2) организацией поста охраны; 

3) опечатыванием помещений; 

4) соблюдением пропускного режима; 

5) соблюдением порядка доступа в хранилища. 

Не допускается держать двери хранилищ открытыми. По окончании работы они запираются и опечатываются. Порядок допуска сотрудников архива в архивохранилища устанавливает директор архива. Посторонние лица допускаются в хранилища с разрешения администрации архива и в присутствии работников архивохранилища.

Требование к оснащению архивов для хранения документов

 

Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

В основе размещения архивных документов в организациях лежит:

1. создание наилучших условий для документов постоянного хранения,
2. удобства оперативного использования всех документов.

При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в архиве организации более целесообразно размещать дела не только по структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, но и по срокам их выделения к уничтожению.

Для ориентации в динамично изменяющемся составе дел составляются топографические указатели, должны быть пронумерованы:

• стеллажи, шкафы и сейфы — последовательно слева направо от входа в помещение;
• полки стеллажей, шкафов и сейфов — сверху вниз, слева направо.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленном под архив здании должны быть изолированы от остальных его помещений. Хранилища должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах первого этажа архивохранилища, двери дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе и не жидкостные, например, песок и брезент). 

Архив оснащается металлическими стеллажами, шкафами, сейфами, шкафами-стеллажами. В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсеков-боксов с металлическими перегородками и полками. Стальные стеллажи могут быть использованы для хранения фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем только при условии их размагничивания и заземления. Допускается эксплуатация имеющихся деревянных и смешанных стеллажей, не пораженных биологическими вредителями и обработанных огнезащитным составом.

В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, в архивохранилище без окон — с учетом конструкционных особенностей помещения и используемого оборудования.

Архивы должны иметь:

1. специальные передвижные или стационарные стеллажи с шириной полок не менее 25 см;
2. ширину проходов между стеллажами не менее 75 см;
3. ширину основных проходов до 120 см;
4. расстояние между полками по высоте 35-40 см;
5. расстояние торцов стеллажей от стен 45 см;
6. расстояние от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах-до 50 см.

Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются плесневые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в «бумагохранилищах», их споры переносятся воздушным путем и в запыленных помещениях легко могут заразить документы. Как правило, грибки развиваются наиболее активно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25-27°С, в тесно загроможденных углах и непроветриваемых шкафах.

Поэтому в хранилищах документов (и книг) должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18-20°С, с относительной влажностью воздуха 50-55%. Пленочные носители требуют еще более жестких условий хранения, поэтому все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах архивохранилищ. Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов, К коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлыки с указанием:

1. номера описи (номенклатуры дел),
2. года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения — вертикальный или горизонтальный.

Заключение

 

Архивы руководствуются законодательством РФ и имеет свою определённую структуру. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений. Базы архивов несут в себе большую ценность для страны.

В ходе написания данного реферата мною был рассмотрен архив, какие бывают виды архивов и какие он функции выполняет. Мы узнали, что архив имеет два значения, как архивное учреждение, и как структурная часть учреждения.

Отдельное внимание было уделено организации архивному хранению документов в архиве. Как обеспечить сохранность бумаг организации, что для этого создаётся, и какие выполняются специальные условия. К таким условиям относятся и разные режимы хранения документов. Ведь насколько правильно будут организованы документы на их хранение, настолько в безопасности они будут находиться, и как долго будет поддерживать сохранность.

Отдельное внимание было уделено требованиям к зданиям и оборудованию для хранения документов в архиве. Именно правильное размещение документов позволяет рационально использовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

Таким образом, правильная организация и оснащения архива, даёт возможность сэкономить значительное время на поиск документов и обезопасить бумажные документы.

Список используемой литературы

1. Малышева С.Ю. Архивоведение: Учебное пособие / С.Ю.Малышева. — Казань: Казан. ун-т, 2016. — 180 с.
2. Кирсанова М.В., Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005.- 215с.;
3. Басовская Е.Н., Т.А. Быкова. Делопроизводство: Учебник для начального профессионального: Учебное пособие для среднего профессионального образования / 2-е издание, стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2003. – 176 с. 
4. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2012. — 144 с. 
5. http://www.mbm.ru/wiki/index.php/Архивное_хранение_документов
6. https://normativ.kontur.ru/document?moduleId=1&documentId=14396#h1351
7. https://revolution.allbest.ru/management/00625008_0.html
8. http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/d371d8554c3b1dbec650d7a287bfbaf42062a4af/